Nebenkostenabrechnung erstellen — kostenlos & rechtssicher für Deutschland

„Nebenkostenabrechnung“ in Deutschland: Was Sie wissen sollten

Haben Sie mit dem Mieter Vorauszahlungen auf die Betriebskosten vereinbart, müssen Sie darüber jährlich abrechnen und dabei den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit beachten; die Abrechnung zeigt, ob der Mieter nachzahlen muss oder ein Guthaben erhält.

Das muss hinein

• Eine Zusammenstellung der Gesamtkosten je Kostenart für die Abrechnungseinheit.
• Die Angabe und, soweit zum Verständnis nötig, die Erläuterung des Verteilerschlüssels; ohne Vereinbarung gilt der Anteil an der Wohnfläche, bei vermieteten Eigentumswohnungen grundsätzlich der Schlüssel der Eigentümergemeinschaft, verbrauchsabhängige Kosten sind nach Verbrauch umzulegen.
• Die Berechnung des Anteils des Mieters und den Abzug der tatsächlich geleisteten Vorauszahlungen.
• Nur vertraglich vereinbarte Betriebskosten im Sinne der Betriebskostenverordnung; Verwaltungs- und Instandhaltungskosten gehören nicht dazu, laufende Grundgebühren für Kabel- und Breitbandanschlüsse seit 1. Juli 2024 ebenfalls nicht mehr.
• Heizkosten zu 50 bis 70 Prozent nach Verbrauch und, etwa bei Gas- oder Ölheizung, den Anteil des Mieters an den CO2-Kosten mit Einstufung des Gebäudes und Berechnungsgrundlagen.

Form und Unterschrift

Eine besondere Form schreibt § 556 BGB nicht vor; entscheidend ist, dass die Abrechnung dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugeht. Belege müssen Sie auf Verlangen zur Einsicht vorlegen, Sie dürfen sie auch elektronisch bereitstellen.

Häufige Fehler und ihre Folgen

• Abrechnung erst nach Ablauf der Zwölfmonatsfrist zugestellt: Eine Nachforderung ist ausgeschlossen, außer Sie haben die Verspätung nicht zu vertreten.
• Heizkosten nicht verbrauchsabhängig verteilt: Der Mieter darf seinen Anteil um 15 Prozent kürzen; fehlen die vorgeschriebenen Abrechnungs- und Verbrauchsinformationen, um 3 Prozent.
• CO2-Kostenanteil nicht ermittelt oder nicht ausgewiesen: Der Mieter darf seinen Anteil an den Heizkosten um 3 Prozent kürzen.

Was danach passiert

Der Mieter hat ab Zugang zwölf Monate Zeit für Einwendungen; danach kann er sie nur noch geltend machen, wenn er die Verspätung nicht zu vertreten hat. Nach der Abrechnung kann jede Seite die Vorauszahlungen durch Erklärung in Textform auf eine angemessene Höhe anpassen. Ein Rechtsstreit über Nachzahlung oder Guthaben gehört vor das Amtsgericht, in dessen Bezirk die Wohnung liegt.